EasyCat - profilo Archivi Storici riordina e razionalizza il materiale d'archivio attraverso funzioni caratteristiche (legami) che rendono agevole la modifica delle strutture e delle relazioni tra record.

EasyCat - profilo Archivi Storici raggiunge due obbiettivi:

• accentuare la standardizzazione nel trattamento dei dati sfruttando la grande potenza di Easycat nel recupero dell’informazione.
• salvaguardare il carattere fortemente descrittivo e storicizzante della descrizione del materiale d’archivio.

EasyCat - profilo Archivi Storici utilizza per il profilo delle schede di immissione le indicazioni fornite dalle norme per la standardizzazione specifiche per il materiale d'archivio ISAD(G), dalle norme per le liste d'autorità ISAAR(CPF) e, dove mancassero di indicazioni specifiche, utilizza gli standard propri in altri settori dei Beni Culturali. Le aree di contenuto indicate dalle norme sono state talvolta suddivise in più campi, favorendo la normalizzazione e il recupero dell'informazione trattata. Alcuni campi sono stati aggiunti in base ad esigenze particolari di trattamento materiali, quali documenti che la normativa non affronta in modo specifico. Per descrivere correttamente e al tempo stesso normalizzare in modo adeguato i dati, è possibile affiancare ad alcuni campi il nome di un file di testo esterno il cui contenuto si collega al resto della scheda in fase di consultazione. Questa scelta consente di non imporre alcun limite alle dimensioni dei testi e di poter assemblare testi e ricerche già realizzati da altri, senza necessariamente sovraccaricare il database. Resta sempre attiva l’opzione della ricerca full text.

EasyCat - profilo Archivi Storici offre 4 tipologie di schede: fondo, unità, documento testuale, documento grafico, che corrispondono a tre livelli logici. Al primo livello si trova la scheda fondo, strutturabile in base a diversi livelli descrittivi, mentre secondo e terzo livello logico si intersecano potendo entrambi sia descrivere unità archivistiche, sia approfondire le descrizioni in maggior dettaglio. La scheda unità infatti consente di descrivere anche sottounità, mentre la scheda documento può prendere in considerazione sia un oggetto facente parte di un’unità, sia un documento che costituisce unità a se stante. La scheda documento si differenzia in base ai diversi materiali trattati, ed introduce campi specifici in base alle loro peculiarità. Sono state realizzate quindi la scheda documento testuale e la scheda documento grafico, e nuovi profili di scheda relativi ad nuovi materiali possono essere realizzati con le opportune modifiche.

EasyCat - profilo Archivi Storiciè anche un potente strumento di reperimento e fruizione dei documenti. La banca dati è affiancata da liste d'autorità per i nomi di persona, ente o famiglia (norme ISAAR) che siano citati come soggetti produttori della documentazione, ma anche per altre voci quali la toponomastica, i soggetti raffigurati nei materiali grafici etc, al fine di arricchire la scheda con una serie di chiavi d'accesso normalizzate. Oltre alle liste d'autorità, è collegato alla banca dati anche un Thesaurus Argomenti.
I record dell'archivio vengono ordinati automaticamente secondo i criteri stabiliti: per numero di ordinamento se ne è stato attribuito uno, altrimenti per ordinamento originario o cronologico.
Da ogni singolo record è possibile visualizzare la struttura delle relazioni, ovvero la struttura gerarchica completa o limitata ad un solo livello inferiore a partire dal record selezionato. Ecco le caratteristiche di questa potente funzione, indispensabile per riordinare un archivio verificando contestualmente la correttezza dei legami e dei numeri assegnati:

• autonomia dalla gestione del database
• navigazione tra i vari livelli
• interazione con i record
• opzione di riposizionamento sul record a cui si vuole accedere

EasyCat - profilo Archivi Storici può generare l'OPAC del materiale inventariato/catalogato consultabile via WEB attraverso molteplici modalità:

• navigazione per struttura, per soggetti produttori, per argomenti, e per tutte le altre chiavi d'accesso
• disponibilità per la ricerca di tutti i campi, le tipologie, i livelli di descrizione
• collegamento a testi esterni, immagini, suoni, filmati relativi ai documenti

EasyCat - profilo Archivi Storici risponde alle esigenze dell'archivista con un'accurata ricostruzione della storia, del contesto, del soggetto produttore, dei rapporti tra materiali conservati in luoghi diversi.

EasyCat - profilo Archivi Storici offre il recupero veloce e puntuale delle informazioni, utilizzando al meglio le caratteristiche dell'ambiente Web e permettendo la sintesi tra materiali diversi, conservati in forme diverse in luoghi differenti.

EasyCat - profilo Archivi Storici rende massimamente visibili i documenti, anche quelli che devono essere preservati da un accesso diretto, collegando i dati a immagini microfilmate o digitalizzate.